VT8.23 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CHI NHÁNH
1. CHỨC NĂNG
Nhân viên Hành chính Chi nhánh thực hiện các công việc văn thư, hành chính, quản lý tài sản, kiểm soát dịch vụ thuê ngoài, hỗ trợ công tác nhân sự, quản lý an toàn lao động, môi trường và phát triển văn hóa doanh nghiệp tại chi nhánh, đảm bảo môi trường làm việc thuận lợi, an toàn để góp phần vào hoạt động hiệu quả của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Thực hiện công tác văn thư và hành chính | 1.1. Thực hiện công tác lễ tân, trực điện thoại, tiếp khách; 1.2. Tiếp nhận, phân loại, phân phát văn bản, tài liệu, bưu phẩm; 1.3. Soạn thảo, ban hành văn bản theo mẫu; 1.4. Kiểm soát sử dụng con dấu công ty, số văn bản đúng quy định; 1.5. Thông báo, hậu cần cho các buổi họp, hội nghị, sự kiện, lễ tiết… | 1.1. Công tác lễ tân, trực điện thoại, tiếp khách chuyên nghiệp, lịch sự; 1.2. Văn bản, tài liệu, bưu phẩm được tiếp nhận, phân loại, phân phát kịp thời, chính xác; 1.3. Văn bản soạn thảo, ban hành đúng mẫu, đúng quy định; 1.4. Con dấu, số văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ quy định; 1.5. Các buổi họp, hội nghị, sự kiện, lễ tiết được chuẩn bị chu đáo… |
| 2 | Quản lý tài sản và vật tư văn phòng | 2.1. Tổng hợp nhu cầu, mua/nhận, cấp phát văn phòng phẩm, vật tư văn phòng; 2.2. Bàn giao, kiểm soát tình hình sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị văn phòng; 2.3. Lắp, cài đặt, sửa chữa, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị, tài sản văn phòng; 2.4. Đảm bảo điện, nước, mạng internet, điện thoại tại chi nhánh | 2.1. VPP, vật tư văn phòng được cung cấp đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm; 2.2. Tài sản, máy móc, thiết bị được quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích; 2.3. Máy móc, thiết bị hoạt động ổn định, được bảo dưỡng định kỳ; 2.4. Điện, nước, mạng internet, điện thoại đảm bảo liên tục, ổn định |
| 3 | Kiểm soát chất lượng dịch vụ thuê ngoài và bếp ăn | 3.1. Kiểm soát chất lượng dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, xe tuyến, suất ăn công nghiệp; 3.2. Kiểm soát chất lượng các dịch vụ khác (chuyển phát nhanh, thuê/sửa chữa thiết bị VP, IT, thu gom rác thải công nghiệp…); 3.3. Hỗ trợ rà soát, cải tiến chất lượng dịch vụ với đối tác hiện tại; 3.4. Theo dõi, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ; 3.5. Quản lý suất ăn (báo suất ăn sáng, trưa, tối) và kiểm soát chất lượng thực phẩm; 3.6. Làm việc với nhà cung cấp suất ăn và xử lý các tình huống phát sinh | 3.1. Dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, xe tuyến, suất ăn đạt tiêu chuẩn, đảm bảo chất lượng; 3.2. Các dịch vụ khác hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu; 3.3. Chất lượng dịch vụ được cải tiến liên tục, tối ưu chi phí; 3.4. Nhà cung cấp dịch vụ được đánh giá chính xác, khách quan; 3.5. Suất ăn được báo chính xác, đảm bảo đầy đủ cho nhân viên; chất lượng thực phẩm được kiểm soát chặt chẽ; 3.6. Dịch vụ suất ăn được đảm bảo liên tục, các vấn đề phát sinh được xử lý kịp thời |
| 4 | Hỗ trợ công tác nhân sự và chấm công | 4.1. Đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ và nhân viên mới tại chi nhánh; 4.2. Thực hiện đào tạo hội nhập và xử lý các vấn đề với công nhân thời vụ; 4.3. Quản lý chấm công, gửi bảng chấm vân tay và tổng hợp bảng chấm công; 4.4. Thực hiện thủ tục nhân sự cơ bản (ký hợp đồng, kê khai bảo hiểm) | 4.1. Công tác tuyển dụng được phối hợp hiệu quả, đáp ứng nhu cầu chi nhánh; 4.2. Nhân viên mới được đào tạo hội nhập chu đáo; các vấn đề với công nhân thời vụ được xử lý kịp thời; 4.3. Bảng chấm công chính xác, gửi đúng hạn ngày 05 hàng tháng; 4.4. Thủ tục nhân sự được thực hiện đầy đủ, đúng quy định |
| 5 | Quản lý an toàn lao động và môi trường | 5.1. Quản lý hồ sơ ATLĐ, PCCC, BVMT và tham gia đoàn thanh tra nội bộ; 5.2. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động và bảo vệ môi trường; 5.3. Tổ chức tuyên truyền, đào tạo về ATLĐ, PCCC, BVMT cho nhân viên; 5.4. Thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan chức năng về ATLĐ, PCCC, BVMT | 5.1. Hồ sơ ATLĐ, PCCC, BVMT đầy đủ, cập nhật; công tác thanh tra thực hiện định kỳ; 5.2. Các biện pháp an toàn lao động và bảo vệ môi trường được thực hiện nghiêm túc; 5.3. Nhân viên được đào tạo đầy đủ về ATLĐ, PCCC, BVMT; 5.4. Thủ tục với cơ quan chức năng được thực hiện đúng quy định, đúng hạn |
| 6 | Hỗ trợ phát triển văn hóa doanh nghiệp và thi đua khen thưởng | 6.1. Tổ chức các hoạt động nội bộ, team building… tại chi nhánh; 6.2. Truyền thông và theo dõi việc thực hiện các giá trị văn hóa doanh nghiệp; 6.3. Thu thập thông tin về thành tích nổi bật, vi phạm của NLĐ và chuẩn bị tài liệu cho hoạt động thi đua, khen thưởng | 6.1. Các hoạt động nội bộ, team building… tổ chức hiệu quả, tăng cường gắn kết nhân viên; 6.2. Nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng các giá trị văn hóa doanh nghiệp; 6.3. Thông tin về thành tích, vi phạm được thu thập chính xác, tài liệu thi đua khen thưởng được chuẩn bị đầy đủ |
| 7 | Hỗ trợ kiểm soát tuân thủ | 7.1. Kiểm tra, giám sát sự tuân thủ hệ thống chính sách của Công ty; 7.2. Hỗ trợ tuyên truyền cho NLĐ về quyền và nghĩa vụ với Công ty | 7.1. Hệ thống chính sách của Công ty được tuân thủ nghiêm túc tại chi nhánh; 7.2. NLĐ hiểu rõ quyền và nghĩa vụ với Công ty, quan hệ lao động hài hòa |
| 8 | Quản lý hồ sơ, tài liệu | 8.1. Cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của chi nhánh/công ty; 8.2. Bảo mật, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của công ty | 8.1. Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được cập nhật, lưu trữ khoa học, dễ tra cứu; 8.2. Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, an toàn |
| 9 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |