VT8.24 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CHI NHÁNH
1. CHỨC NĂNG
Nhân viên Hành chính nhân sự Chi nhánh thực hiện các công việc văn thư, hành chính, quản lý tài sản, kiểm soát dịch vụ thuê ngoài, hỗ trợ công tác nhân sự (lương, chế độ, bảo hiểm) và phát triển văn hóa doanh nghiệp tại chi nhánh, đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật, để góp phần vào sự phát triển bền vững của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Thực hiện công tác văn thư và hành chính | 1.1. Thực hiện công tác lễ tân, trực điện thoại, tiếp khách; 1.2. Tiếp nhận, phân loại, phân phát văn bản, tài liệu, bưu phẩm; 1.3. Soạn thảo, ban hành văn bản theo mẫu; 1.4. Kiểm soát sử dụng con dấu công ty, số văn bản đúng quy định; 1.5. Thông báo, hậu cần cho các buổi họp, hội nghị, sự kiện, lễ tiết; hoạt động đi công tác của CBCNV (vé máy bay, tàu xe, ăn ở) | 1.1. Công tác lễ tân, trực điện thoại, tiếp khách chuyên nghiệp, lịch sự; 1.2. Văn bản, tài liệu, bưu phẩm được tiếp nhận, phân loại, phân phát kịp thời, chính xác; 1.3. Văn bản soạn thảo, ban hành đúng mẫu, đúng quy định; 1.4. Con dấu, số văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ quy định; 1.5. Các buổi họp, hội nghị, sự kiện, lễ tiết được chuẩn bị chu đáo; hoạt động đi công tác được hỗ trợ đầy đủ, kịp thời |
| 2 | Quản lý tài sản và vật tư văn phòng | 2.1. Tổng hợp nhu cầu, mua/nhận, cấp phát văn phòng phẩm, vật tư văn phòng; 2.2. Mua, thuê mượn máy móc, thiết bị công nghệ, trang thiết bị văn phòng; 2.3. Bàn giao, kiểm soát tình hình sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị văn phòng; 2.4. Lắp, cài đặt, sửa chữa, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị, tài sản văn phòng; 2.5. Đảm bảo điện, nước, mạng internet, điện thoại, an ninh trật tự, vệ sinh chung, PCCC | 2.1. VPP, vật tư văn phòng được cung cấp đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm; 2.2. Máy móc, thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc, sử dụng hiệu quả; 2.3. Tài sản, máy móc, thiết bị được quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích; 2.4. Máy móc, thiết bị hoạt động ổn định, bảo dưỡng định kỳ; 2.5. Điện, nước, mạng, điện thoại, an ninh, vệ sinh, PCCC đảm bảo liên tục, an toàn |
| 3 | Kiểm soát chất lượng dịch vụ thuê ngoài | 3.1. Kiểm soát chất lượng dịch vụ bảo vệ, vệ sinh; 3.2. Kiểm soát chất lượng các dịch vụ khác (chuyển phát nhanh, cung ứng VPP, thuê/sửa chữa thiết bị VP, IT…); 3.3. Rà soát, cải tiến chất lượng dịch vụ với đối tác hiện tại; 3.4. Theo dõi, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ | 3.1. Dịch vụ bảo vệ, vệ sinh đạt tiêu chuẩn, đảm bảo chất lượng; 3.2. Các dịch vụ khác hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu; 3.3. Chất lượng dịch vụ được cải tiến liên tục, tối ưu chi phí; 3.4. Nhà cung cấp dịch vụ được đánh giá chính xác, khách quan |
| 4 | Tính toán lương, thưởng, các chế độ tại chi nhánh | 4.1. Tính lương hàng tháng theo mẫu quy định; 4.2. Cập nhật bảng theo dõi phép, giờ làm thêm; 4.3. Thông báo hết hạn mức nghỉ phép, làm thêm; 4.4. Tính toán chế độ phúc lợi định kỳ; 4.5. Giải quyết vấn đề về lương, chế độ; 4.6. Kiểm soát chế độ phúc lợi trước thực hiện | 4.1. Lương tính chính xác, đúng thời hạn theo quy định; 4.2. Bảng theo dõi phép, giờ làm thêm cập nhật đầy đủ, kịp thời; 4.3. Thông báo kịp thời về tình trạng nghỉ phép, làm thêm; 4.4. Chế độ phúc lợi tính toán chính xác, đúng quy định; 4.5. Vấn đề, thắc mắc về lương, chế độ tại chi nhánh giải quyết kịp thời; 4.6. Chế độ phúc lợi thực hiện đúng quy định |
| 5 | Hỗ trợ nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tự nguyện tại chi nhánh | 5.1. Thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH, BHYT, BHTN; lập bảng thanh toán; 5.2. Đối chiếu kết quả đóng bảo hiểm; 5.3. Giải quyết, thanh toán các chế độ BHXH; 5.4. Xử lý hồ sơ nghỉ việc; 5.5. Xử lý vấn đề phát sinh liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN; 5.6. Hỗ trợ rà soát danh sách tham gia; quản lý chương trình bảo hiểm tự nguyện tại chi nhánh; 5.7. Hướng dẫn NLĐ sử dụng dịch vụ | 5.1. Thủ tục BHXH, BHYT, BHTN thực hiện đúng quy định, đúng hạn; bảng thanh toán chính xác, kịp thời; 5.2. Kết quả đóng BH đối chiếu chặt chẽ, chính xác; 5.3. Chế độ BHXH giải quyết, thanh toán kịp thời tại chi nhánh; 5.4. Hồ sơ nghỉ việc xử lý nhanh chóng, đúng quy định; 5.5. Vấn đề BHXH tại chi nhánh xử lý kịp thời, phối hợp hiệu quả với VPHN; 5.6. Danh sách nhân sự tham gia cập nhật thường xuyên; chương trình BHTN triển khai hiệu quả tại chi nhánh; 5.7. NLĐ được hướng dẫn đầy đủ về sử dụng dịch vụ |
| 6 | Hỗ trợ phát triển văn hóa doanh nghiệp và thi đua khen thưởng | 6.1. Tổ chức các hoạt động nội bộ, team building… tại chi nhánh; 6.2. Truyền thông và theo dõi việc thực hiện các giá trị văn hóa doanh nghiệp; 6.3. Thu thập thông tin về thành tích nổi bật, vi phạm của NLĐ và chuẩn bị tài liệu cho hoạt động thi đua, khen thưởng | 6.1. Các hoạt động nội bộ, team building… tổ chức hiệu quả, tăng cường gắn kết nhân viên; 6.2. Nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng các giá trị văn hóa doanh nghiệp; 6.3. Thông tin về thành tích, vi phạm được thu thập chính xác, tài liệu thi đua khen thưởng được chuẩn bị đầy đủ |
| 7 | Hỗ trợ kiểm soát tuân thủ | 7.1. Kiểm tra, giám sát sự tuân thủ hệ thống chính sách của Công ty; 7.2. Hỗ trợ tuyên truyền cho NLĐ về quyền lợi và nghĩa vụ với Công ty; 7.3. Hỗ trợ cung cấp thông tin tư vấn về lương, chế độ | 7.1. Hệ thống chính sách của Công ty được tuân thủ nghiêm túc tại chi nhánh; 7.2. NLĐ hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ với Công ty; 7.3. Thông tin tư vấn về lương, chế độ cung cấp chính xác cho NLĐ |
| 8 | Quản lý hồ sơ, tài liệu | 8.1. Cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của chi nhánh/công ty; 8.2. Bảo mật, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của công ty | 8.1. Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được cập nhật, lưu trữ khoa học, dễ tra cứu; 8.2. Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, an toàn |
| 9 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |