VT19.1 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: TRƯỞNG PHÒNG ĐĂNG KÝ THUỐC
1. CHỨC NĂNG
Trưởng phòng Đăng ký chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng đăng ký, quản lý đội ngũ nhân sự thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ đăng ký lưu hành sản phẩm, kê khai giá, đăng ký quảng cáo, xin cấp giấy phép, xây dựng chiến lược và phát triển quan hệ đối ngoại, đảm bảo tuân thủ pháp luật và đóng góp vào sự phát triển bền vững của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Điều hành và quản lý hoạt động phòng | 1.1. Xây dựng mục tiêu chất lượng và OKR/KPI cho phòng; 1.2. Lập kế hoạch công việc và điều phối hoạt động; 1.3. Phân công nhiệm vụ cho nhân sự của phòng; 1.4. Đánh giá hiệu quả và quản lý nhân sự phòng | 1.1. Mục tiêu chất lượng và OKR/KPI được xây dựng phù hợp và phê duyệt; 1.2. Kế hoạch hoạt động được phê duyệt và triển khai hiệu quả; tiến độ được đảm bảo theo kế hoạch; 1.3. Nhiệm vụ được phân bổ hiệu quả và cân bằng; 1.4. Đánh giá khách quan và công bằng; hiệu quả công việc được cải thiện |
| 2 | Nghiên cứu quy định pháp luật trong lĩnh vực đăng ký | 2.1. Theo dõi và nghiên cứu quy định pháp luật, xu hướng chính sách mới trong lĩnh vực đăng ký; 2.2. Phân tích tác động và đề xuất điều chỉnh theo yêu cầu mới; 2.3. Xây dựng tài liệu hướng dẫn áp dụng quy định | 2.1. Quy định pháp luật, xu hướng chính sách được cập nhật kịp thời; 2.2. Tác động được phân tích chính xác; điều chỉnh được đề xuất phù hợp và hiệu quả; 2.3. Tài liệu hướng dẫn rõ ràng và dễ áp dụng |
| 3 | Xây dựng kế hoạch và quản lý rủi ro | 3.1. Phân tích nhu cầu đăng ký sản phẩm; 3.2. Xem xét các đề nghị đăng ký; 3.3. Lập kế hoạch đăng ký theo định hướng công ty; 3.4. Đánh giá rủi ro và đề xuất phương án xử lý; 3.5. Xây dựng biện pháp giảm thiểu rủi ro | 3.1. Nhu cầu đăng ký được phân tích đầy đủ, chính xác; 3.2. Các đề nghị đăng ký được xem xét kịp thời và phù hợp; 3.3. Kế hoạch đăng ký được thực hiện đúng tiến độ; 3.4. Rủi ro được kiểm soát trong giới hạn cho phép; phương án xử lý khả thi; 3.5. Kế hoạch quản lý rủi ro trong đăng ký được xây dựng và triển khai |
| 4 | Kiểm soát chất lượng hồ sơ và xử lý chuyên môn phức tạp | 4.1. Kiểm tra, rà soát hồ sơ trước khi nộp hoặc trình Giám đốc ký; 4.2. Theo dõi, phân tích lỗi hồ sơ và đề ra biện pháp cải tiến; 4.3. Trao đổi với các phòng ban nội bộ hoặc tham khảo chuyên gia để xử lý các vấn đề chuyên môn phức tạp; 4.4. Trực tiếp tham gia các dự án đăng ký phức tạp | 4.1. Hồ sơ đạt chất lượng cao và tỷ lệ thành công cao; hồ sơ được duyệt đầy đủ, chính xác; 4.2. Tỷ lệ lỗi hồ sơ giảm dần; biện pháp cải tiến được triển khai hiệu quả; 4.3. Các vấn đề chuyên môn phức tạp được xử lý chính xác và kịp thời; 4.4. Dự án phức tạp được hoàn thành thành công |
| 5 | Phát triển quan hệ đối ngoại với cơ quan quản lý | 5.1. Xây dựng và duy trì quan hệ với lãnh đạo cơ quan quản lý nhà nước; 5.2. Trao đổi, thúc đẩy tiến độ xét duyệt và giải quyết các vấn đề phức tạp với cơ quan quản lý | 5.1. Quan hệ chiến lược ổn định với cơ quan quản lý nhà nước; 5.2. Tiến độ xét duyệt hồ sơ được đẩy nhanh; các vấn đề phức tạp được giải quyết hiệu quả |
| 6 | Tư vấn và hỗ trợ chuyên môn | 6.1. Phổ biến, đào tạo quy định pháp luật mới cho các phòng ban; 6.2. Tư vấn các bộ phận về phát triển sản phẩm, pháp chế, hồ sơ kỹ thuật, nội dung ghi nhãn; 6.3. Cung cấp thông tin pháp lý cho các bộ phận | 6.1. Quy định pháp luật mới được phổ biến, đào tạo đầy đủ cho các phòng ban; 6.2. Tư vấn chuyên môn chính xác và kịp thời; hồ sơ kỹ thuật đầy đủ theo quy định; 6.3. Thông tin pháp lý được cung cấp đầy đủ |
| 7 | Đánh giá hiệu quả và cải tiến | 7.1. Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc; 7.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng; 7.3. Phân tích kết quả, đề xuất và triển khai các biện pháp cải tiến | 7.1. Báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời; 7.2. Báo cáo đánh giá hiệu quả được thực hiện định kỳ; 7.3. Phân tích chính xác; các biện pháp cải tiến được triển khai thành công |
| 8 | Quản lý thông tin và tài nguyên đăng ký | 8.1. Xây dựng quy định quản lý hệ thống dữ liệu đăng ký, tài liệu kỹ thuật; 8.2. Quản lý giấy phép đăng ký và thời hạn gia hạn; 8.3. Quản lý ngân sách, chi phí đăng ký, lệ phí và các khoản chi khác | 8.1. Quy định quản lý hệ thống được xây dựng và áp dụng; hệ thống tài liệu được quản lý chặt chẽ; 8.2. Lịch gia hạn giấy phép được theo dõi chặt chẽ; 8.3. Chi phí được kiểm soát trong giới hạn ngân sách |
| 9 | Phát triển đội ngũ và hợp tác | 9.1. Đào tạo, hướng dẫn và đánh giá năng lực nhân sự phòng; 9.2. Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ; xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa làm việc tích cực; 9.3. Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo tiến độ công việc; 9.4. Hợp tác với các viện, trường đại học, trung tâm nghiên cứu và hiệp hội ngành | 9.1. Năng lực nhân sự được nâng cao liên tục; đánh giá khách quan và công bằng; 9.2. Kế hoạch phát triển đội ngũ được xây dựng và triển khai; tinh thần làm việc tích cực, gắn kết cao; 9.3. Phối hợp hiệu quả với các bộ phận; tiến độ công việc được đảm bảo; 9.4. Quan hệ hợp tác với các tổ chức nghiên cứu, đào tạo và hiệp hội ngành ổn định và hiệu quả |
| 10 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 10.1. Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên | 10.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |