VT8.22 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN ADMIN
1. CHỨC NĂNG
Nhân viên Admin duyệt và xử lý đơn hàng, hỗ trợ bán hàng trực tiếp cho khách hàng, thực hiện các công tác hành chính và điều phối kinh doanh, quản lý tài liệu và lưu trữ thông tin kinh doanh, nhằm nâng cao mức độ hài lòng khách hàng và duy trì hình ảnh thương hiệu tích cực cho Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Duyệt đơn hàng và xử lý thông tin | Cập nhật và xử lý thông tin đơn hàng trước khi xuất kho; Kiểm tra, xác nhận thông tin đơn hàng trước xuất kho; Phối hợp với kho, kế toán xử lý đơn hàng; Cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng | Đơn hàng được duyệt chính xác và kịp thời; Thông tin đơn hàng chính xác; Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan; Khách hàng được thông báo đầy đủ về tiến độ |
| 2 | Hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng | Quản lý, cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng trên hệ thống Mobi/SAP B1; Hỗ trợ tư vấn khách hàng; Hỗ trợ lên đơn hàng và kiểm tra thông tin; Bán hàng trực tiếp cho khách hàng đang chăm sóc; Phản hồi thắc mắc về sản phẩm, chương trình bán hàng | Dữ liệu khách hàng chính xác, đầy đủ và được bảo mật; Hỗ trợ CSKH hiệu quả; Đơn hàng chính xác, tuân thủ quy trình; Khách hàng được phản hồi kịp thời và chuyên nghiệp |
| 3 | Lập báo cáo và theo dõi hoạt động | Lập báo cáo hoạt động của bộ phận cho cấp trên; Kiểm tra, đối chiếu báo cáo với thực tế hoạt động; Theo dõi tình hình xử lý đơn hàng và khiếu nại; Tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý bộ phận | Báo cáo chính xác, đúng thời hạn; Dữ liệu khớp đúng với thực tế; Tình hình hoạt động được theo dõi chặt chẽ; Thông tin hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định |
| 4 | Thông báo và phổ biến thông tin | Thông báo chương trình, báo giá bán hàng cho các bộ phận liên quan; Phổ biến các chính sách, quy định mới từ cấp trên; Cập nhật thông tin thị trường và sản phẩm cho nhân viên KD; Phối hợp truyền đạt thông tin giữa BP và các bộ phận khác | Thông tin được phổ biến đầy đủ, chính xác đến đúng đối tượng; Nhân viên KD nắm bắt kịp thời các chương trình và chính sách; Thông tin được truyền đạt hiệu quả và đồng bộ |
| 5 | Xử lý khiếu nại và giải quyết vấn đề | Tiếp nhận và xử lý khiếu nại từ khách hàng một cách kịp thời; Phối hợp với kho vận, kế toán để giải quyết vấn đề vận chuyển và thanh toán; Chuyển các vấn đề phức tạp lên Trưởng bộ phận hoặc bộ phận liên quan; Cập nhật trạng thái xử lý cho khách hàng | Khiếu nại được xử lý trong thời hạn quy định; Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan; Các vấn đề được chuyển tiếp đúng quy trình; Khách hàng được thông báo đầy đủ về tiến độ xử lý |
| 6 | Quản lý tài liệu và thực hiện công tác hành chính | Soạn thảo, cập nhật văn bản kinh doanh của bộ phận; Xử lý thư từ, cuộc gọi từ đối tác; Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định; Theo dõi và cung ứng vật tư, trang thiết bị cho hoạt động bộ phận; Bảo mật thông tin kinh doanh | Văn bản chính xác, kịp thời và đúng quy định; Xử lý công việc hiệu quả; Hồ sơ được lưu trữ khoa học và bảo mật; Cung cấp đầy đủ vật tư cho hoạt động; Thông tin được bảo mật tuyệt đối |
| 7 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |
GHI CHÚ:
Logic trình tự sắp xếp nhiệm vụ:
1. Duyệt đơn hàng (Input) – Nhiệm vụ cốt lõi đầu tiên của P.AC theo CNNV
2. Hỗ trợ bán hàng (Process) – Xử lý thông tin khách hàng và hỗ trợ tạo đơn hàng
3. Lập báo cáo (Output) – Tổng hợp kết quả hoạt động
4. Thông báo phổ biến (Communication) – Truyền đạt thông tin
5. Quản lý tài liệu (Supporting Process) – Hỗ trợ hành chính
6. Hỗ trợ nội bộ (Coordination) – Phối hợp trong bộ phận
7. Nhiệm vụ khác (Additional) – Linh hoạt theo yêu cầu
Đặc điểm phân biệt với Nhân viên CSKH:
Admin: Tập trung duyệt đơn hàng, hành chính, báo cáo, hỗ trợ nội bộ
CSKH: Tập trung chăm sóc khách hàng, xử lý khiếu nại, tư vấn chuyên sâu
Phối hợp: Cùng hỗ trợ nhau trong xử lý thông tin khách hàng và đơn hàng khi cần thiết