VT11.12 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: TRƯỞNG BỘ PHẬN ADMIN & CSKH
1. CHỨC NĂNG
Trưởng bộ phận Admin & CSKH chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận, duyệt đơn hàng và điều phối hàng hóa giữa các kho trong hệ thống, chăm sóc khách hàng và xử lý các vấn đề phức tạp, quản lý đội ngũ, tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng và đóng góp vào sự phát triển ổn định của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Điều hành và quản lý hoạt động bộ phận | Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận P.AC; Phân công nhiệm vụ và giám sát hoạt động của nhân viên Admin và CSKH; Đảm bảo phối hợp hiệu quả giữa các vị trí trong bộ phận; Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể | Hoạt động bộ phận diễn ra hiệu quả và đồng bộ; Nhiệm vụ được phân công rõ ràng và thực hiện đúng tiến độ; Sự phối hợp giữa Admin và CSKH thuận lợi; Hiệu quả hoạt động được cải thiện liên tục |
| 2 | Duyệt đơn hàng và điều phối hàng hóa | Kiểm tra và duyệt đơn hàng trước khi xuất kho theo quy định; Điều tiết hàng hóa giữa các kho trong hệ thống; Kiểm soát quy trình nhập/xuất hàng đảm bảo tuân thủ; Xử lý các trường hợp đặc biệt và ngoại lệ trong duyệt đơn; Giám sát tiến độ xử lý đơn hàng của nhân viên | Đơn hàng được duyệt chính xác, kịp thời và tuân thủ quy định; Hàng hóa được điều phối hiệu quả giữa các kho; Quy trình nhập/xuất được kiểm soát chặt chẽ; Các trường hợp đặc biệt được xử lý phù hợp; Thời gian xử lý đơn hàng đạt KPI |
| 3 | Chăm sóc khách hàng cấp cao và xử lý vấn đề phức tạp | Trực tiếp chăm sóc khách hàng VIP và chiến lược; Xử lý khiếu nại phức tạp vượt thẩm quyền nhân viên; Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng quan trọng; Hỗ trợ nhân viên CSKH trong các trường hợp khó xử lý; Đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng | Khách hàng VIP và chiến lược được chăm sóc chu đáo; Khiếu nại phức tạp được giải quyết thỏa đáng và kịp thời; Mối quan hệ khách hàng quan trọng được duy trì lâu dài; Nhân viên CSKH được hỗ trợ hiệu quả; Tỷ lệ hài lòng khách hàng đạt KPI |
| 4 | Báo cáo và phân tích hoạt động | Tổng hợp báo cáo hoạt động của bộ phận theo tuần, tháng; Phân tích hiệu quả xử lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng; Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong bộ phận; Đề xuất phương án cải thiện quy trình và chất lượng dịch vụ; Báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng Kinh doanh và Phó GĐ | Báo cáo được lập đúng thời hạn, chính xác và đầy đủ; Phân tích có cơ sở và khách quan; Hiệu suất nhân viên được đánh giá công bằng; Đề xuất cải tiến thiết thực và khả thi; Hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định cấp trên |
| 5 | Phối hợp và quản lý tài liệu | Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề kinh doanh; Quản lý tệp khách hàng và hồ sơ bán hàng của bộ phận; Soạn thảo và cập nhật văn bản, tài liệu làm việc; Đảm bảo lưu trữ hồ sơ khoa học và bảo mật thông tin; Xử lý thư từ và liên lạc với đối tác | Phối hợp liên bộ phận diễn ra thuận lợi và hiệu quả; Thông tin khách hàng được quản lý an toàn và cập nhật; Văn bản chính xác, kịp thời và đúng quy định; Hồ sơ được lưu trữ khoa học và thông tin được bảo mật; Xử lý công việc đối ngoại chuyên nghiệp |
| 6 | Phát triển đội ngũ và hợp tác đối ngoại | Đào tạo, hướng dẫn nhân viên Admin và CSKH về nghiệp vụ; Đánh giá và phát triển năng lực nhân viên trong bộ phận; Xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho bộ phận; Tăng cường hợp tác với các bộ phận khác trong công ty; Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác | Nhân viên có năng lực chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc; Đội ngũ được phát triển kỹ năng liên tục; Quy trình làm việc được chuẩn hóa và hiệu quả; Mối quan hệ hợp tác nội bộ tích cực; Quan hệ đối ngoại được duy trì và phát triển |
| 7 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |
GHI CHÚ:
🔒 NHÓM CỐ ĐỊNH:
Nhóm 1 – Điều hành bộ phận (Nhiệm vụ 1)
Quản lý nội bộ, tổ chức, phân công, giám sát
Nhóm 4 – Phát triển đội ngũ & hợp tác (Nhiệm vụ 6)
Nhân sự, đào tạo, đối tác, quy trình
Nhóm 5 – Nhiệm vụ khác (Nhiệm vụ 7)
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công
🔧 NHÓM LINH HOẠT (điều chỉnh theo đặc thù của bộ phận):
Nhóm 2 – Nghiệp vụ chuyên môn (Nhiệm vụ 2, 3)
Nhiệm vụ 2: Duyệt đơn hàng và điều phối hàng hóa
Nhiệm vụ 3: Chăm sóc khách hàng cấp cao và xử lý vấn đề phức tạp
Nhóm 3 – Hỗ trợ vận hành (Nhiệm vụ 4, 5)
Nhiệm vụ 4: Báo cáo và phân tích hoạt động
Nhiệm vụ 5: Phối hợp và quản lý tài liệu
Logic trình tự theo Option A:
1. Điều hành → 2. Duyệt đơn hàng → 3. Chăm sóc KH → 4. Báo cáo phân tích → 5. Quản lý tài liệu → 6. Phát triển đội ngũ → 7. Nhiệm vụ khác
Phù hợp CNNV: Nhấn mạnh duyệt đơn hàng, điều phối hàng hóa, chăm sóc khách hàng