DKP_KHO.KD – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ: KHO KINH DOANH DK
1. CHỨC NĂNG
Kho Kinh doanh DK có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kho vận và phân phối hàng hóa dược phẩm của Công ty, bao gồm xuất nhập kho, bảo quản, vận chuyển và giao hàng đến các khách hàng trong khu vực, đảm bảo các hoạt động được thực hiện an toàn, chính xác, hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo quản dược phẩm (GDP), để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thị trường dược phẩm.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Quản lý xuất nhập kho và bảo quản hàng hóa | Xây dựng và thực hiện quy trình xuất nhập kho, quản lý hàng tồn; Lập định mức tồn kho và kế hoạch nhập hàng định kỳ; Tổ chức kiểm kê, phát hiện và xử lý chênh lệch; Thiết lập sơ đồ sắp xếp hàng hóa trong kho; Kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa nhập kho; Duyệt và xuất hàng theo đơn hàng | Quy trình xuất nhập kho được thực hiện đúng chuẩn GDP; Định mức tồn kho phù hợp với nhu cầu kinh doanh; Kết quả kiểm kê chính xác, chênh lệch được xử lý kịp thời; Hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ lấy; Hàng nhập đảm bảo chất lượng, đơn xuất được duyệt chính xác |
| 2 | Quản lý vận chuyển và phân phối hàng hóa | Lập kế hoạch giao hàng và tối ưu tuyến đường vận chuyển; Tổ chức vận chuyển hàng hóa đến khách hàng và kho đại lý; Kiểm soát tiến độ giao hàng và hạn chế thất thoát; Điều chuyển hàng giữa các kho để đáp ứng nhu cầu; Giải quyết các sự cố phát sinh trong giao nhận; Theo dõi và xác nhận việc giao nhận hàng hóa | Kế hoạch giao hàng được lập khoa học, tối ưu chi phí; Tỷ lệ giao hàng đúng hạn đạt mục tiêu; Thất thoát hàng hóa được kiểm soát tối thiểu; Nhu cầu xuất hàng được đáp ứng đầy đủ; Các sự cố được xử lý không ảnh hưởng khách hàng; Việc giao nhận được theo dõi chặt chẽ |
| 3 | Quản lý nhân sự và điều hành hoạt động | Phân công, giám sát và đánh giá công việc của nhân viên kho và giao hàng; Xây dựng KR/KPI và đánh giá hiệu quả làm việc; Đào tạo, hướng dẫn nhân viên về quy trình và quy định; Theo dõi chấm công và tổng hợp báo cáo nhân sự; Tổ chức phân ca làm việc hợp lý để đảm bảo hoạt động liên tục | Nhân viên được phân công phù hợp với năng lực; KR/KPI được xây dựng rõ ràng và đánh giá khách quan; Nhân viên nắm vững quy trình làm việc; Chấm công chính xác, báo cáo nhân sự đầy đủ; Phân ca hiệu quả, đảm bảo hoạt động kho không bị gián đoạn |
| 4 | Kiểm soát chất lượng và tuân thủ quy định | Đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn GDP/GSP; Thực hiện các quy định về 5S và an toàn kho; Phối hợp với các đơn vị thanh tra, thẩm định định kỳ; Kiểm tra chất lượng hàng hóa và xử lý hàng không đạt chuẩn; Thu hồi hàng hóa khi có yêu cầu; Xử lý các vấn đề pháp lý và PCCC tại kho | Hàng hóa được bảo quản đúng tiêu chuẩn dược phẩm; Kho đạt các tiêu chuẩn GDP/GSP và 5S; Vượt qua các đợt thanh tra, thẩm định; Chất lượng hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ; Thu hồi hàng hóa được thực hiện nhanh chóng; Các vấn đề pháp lý được xử lý đúng quy định |
| 5 | Quản lý tài chính và chi phí hoạt động | Kiểm soát chi phí vận hành kho và vận chuyển; Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kho; Thu tiền hàng từ khách hàng và nộp tiền cho kế toán; Theo dõi công nợ và phối hợp với phòng Kế toán; Thanh toán các chi phí nhỏ lẻ tại kho; Dự trù và mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ | Chi phí vận hành được kiểm soát trong ngân sách; Các khoản thu chi được theo dõi minh bạch; Tiền hàng được thu đầy đủ và nộp đúng quy định; Công nợ được quản lý chính xác; Chi phí được thanh toán hợp lý; Văn phòng phẩm được cung cấp đầy đủ |
| 6 | Quản lý cơ sở vật chất và hệ thống thông tin | Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất trong kho; Hiệu chuẩn, bảo dưỡng thiết bị đo lường và vận chuyển; Lập và lưu trữ chứng từ xuất nhập kho; Cập nhật thông tin trên hệ thống Mbwork và SAP B1; Đối chiếu kho và đẩy dữ liệu lên hệ thống dược quốc gia; Báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động kho | Trang thiết bị hoạt động ổn định, được bảo dưỡng định kỳ; Thiết bị đo lường được hiệu chuẩn đúng quy định; Chứng từ được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống; Dữ liệu được cập nhật chính xác, kịp thời; Đối chiếu kho chính xác, khớp với thực tế; Báo cáo được lập đúng yêu cầu |
| 7 | Phối hợp và cải tiến hoạt động | Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công việc hàng ngày; Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng; Đề xuất cải tiến quy trình làm việc; Tối ưu hóa sắp xếp kho và nâng cao hiệu quả vận chuyển; Duy trì quan hệ tốt với các cơ quan chức năng; Theo dõi và dự trù vật liệu đóng hàng | Phối hợp hiệu quả với các bộ phận; Các vấn đề đơn hàng được giải quyết thỏa đáng; Quy trình làm việc được cải tiến liên tục; Hiệu quả sử dụng không gian kho được tối ưu; Quan hệ đối ngoại được duy trì tốt; Vật liệu đóng hàng được dự trù đầy đủ |
| 8 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu của công ty | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |
GHI CHÚ:
Logic sắp xếp theo quy trình: Xuất nhập → Vận chuyển → Nhân sự → Chất lượng → Tài chính → Cơ sở vật chất → Phối hợp → Nhiệm vụ khác