VT11.9 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: QUẢN LÝ KHO KINH DOANH DK
1. CHỨC NĂNG
Quản lý Kho Kinh doanh DK quản lý toàn bộ hoạt động kho vận và phân phối, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, giám sát các quy trình xuất nhập kho, tồn kho, luân chuyển và giao hàng, đảm bảo vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí, xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự, để đáp ứng kịp thời yêu cầu kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn GDP/GSP của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Quản lý nhân sự và điều hành hoạt động kho | Phân công, giám sát, đánh giá công việc nhân sự kho Hà Nội (HN1, HN2,…) và nhân sự giao hàng; Xây dựng, đánh giá KR/KPI nhân viên; Đánh giá năng lực (P2) nhân viên; Đào tạo, hướng dẫn nhân viên về quy trình, quy định trong công việc; Theo dõi chấm công hàng ngày và tổng hợp đơn hàng của giao hàng | Nhân viên được phân công công việc phù hợp với năng lực; KR/KPI được xây dựng rõ ràng, đánh giá khách quan; Năng lực nhân viên được phát triển liên tục; Nhân viên nắm vững quy trình làm việc; Bảng chấm công và đơn hàng được tổng hợp đầy đủ, chính xác |
| 2 | Quản lý hoạt động xuất nhập và bảo quản hàng hóa | Xây dựng quy trình, tổ chức thực hiện, giám sát thực hiện các quy trình xuất nhập, quản lý hàng hóa trong kho; Xây dựng định mức tồn kho (min-max), lập kế hoạch nhập hàng định kỳ; Tổ chức kiểm kê định kỳ, phát hiện và xử lý chênh lệch số liệu tồn kho; Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất, nhập, bảo quản; Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa nhập kho; Duyệt đơn xuất hàng theo kế hoạch; Thiết lập sơ đồ, quy định vị trí hàng hóa trong kho | Quy trình xuất nhập kho được thực hiện đúng chuẩn, hiệu quả; Định mức tồn kho phù hợp với nhu cầu kinh doanh; Kết quả kiểm kê chính xác, chênh lệch được xử lý kịp thời; Các vấn đề phát sinh được giải quyết nhanh chóng; Hàng hóa được nhập kho đúng quy trình, đảm bảo chất lượng; Đơn hàng được duyệt chính xác, kịp thời; Hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ lấy |
| 3 | Quản lý hoạt động giao hàng và luân chuyển hàng hóa | Lập kế hoạch, phân công, tổ chức điều phối hoạt động giao hàng, tối ưu tuyến đường và phương tiện vận chuyển; Kiểm soát tiến độ giao hàng, đảm bảo đúng thời gian, hạn chế sai sót và thất thoát hàng hóa; Lập kế hoạch điều chuyển hàng cho các kho đại lý/tỉnh; Giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến giao nhận; Tổ chức vận chuyển hàng hóa đến các nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám, đại lý trong khu vực; Điều động hàng giữa các kho để đáp ứng nhu cầu xuất hàng; Theo dõi và xác nhận việc giao nhận | Kế hoạch giao hàng được lập khoa học, tối ưu chi phí; Tỷ lệ giao hàng đúng hạn đạt mục tiêu đề ra; Chênh lệch và thất thoát hàng hóa được kiểm soát ở mức tối thiểu; Các sự cố được xử lý nhanh chóng, không ảnh hưởng đến khách hàng; Hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng địa chỉ và thời gian; Nhu cầu xuất hàng được đáp ứng đầy đủ, kịp thời; Việc giao nhận được theo dõi chặt chẽ, chính xác |
| 4 | Kiểm soát chất lượng và tuân thủ quy định | Đảm bảo hàng hóa trong kho được sắp xếp khoa học, bảo quản đúng quy định, điều kiện theo tiêu chuẩn GDP/GSP; Đảm bảo các hoạt động tuân thủ các quy định theo tiêu chuẩn GDP/GSP và 5S; Phối hợp với các đơn vị thanh tra nội bộ, thẩm định định kỳ; Xử lý các vấn đề liên quan đến pháp lý, PCCC, an ninh tại kho; Kiểm tra định kỳ chất lượng hàng hóa; Xử lý hàng không đạt tiêu chuẩn hàng tháng; Thu hồi hàng hóa khi có yêu cầu; Làm hồ sơ thẩm định kho theo chu kỳ (điều kiện bảo quản, GDP) | Hàng hóa được bảo quản đúng tiêu chuẩn, đảm bảo chất lượng; Kho đạt các tiêu chuẩn GDP/GSP và 5S; Vượt qua các đợt thanh tra, thẩm định; Các vấn đề pháp lý, an toàn được xử lý đúng quy định; Chất lượng hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ; Hàng lỗi được xử lý kịp thời, đúng quy trình; Thu hồi hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, chính xác; Hồ sơ thẩm định đầy đủ, chính xác |
| 5 | Quản lý chi phí kho vận, thu tiền và công nợ | Kiểm soát chi phí vận hành kho và chi phí vận chuyển, tối ưu ngân sách kho vận; Theo dõi các khoản thu – chi liên quan đến hoạt động kho (thanh toán vận chuyển, phí bảo quản, tạm ứng xăng xe, v.v…); Xác nhận tổng tiền đơn hàng đã giao của từng nhân viên giao hàng, phối hợp phòng Kế toán theo dõi công nợ; Thu tiền hàng (nhà thuốc, kho) theo đơn hàng; Nộp tiền đơn hàng cho kế toán; Thanh toán chi phí nhỏ lẻ tại kho; Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hỗ trợ | Chi phí vận hành được kiểm soát trong ngân sách; Các khoản thu chi được theo dõi chặt chẽ, minh bạch; Công nợ được quản lý chính xác, cập nhật thường xuyên; Tiền hàng được thu đầy đủ, khớp với đơn hàng; Tiền được nộp đúng quy định, kịp thời; Chi phí được thanh toán hợp lý, đúng mục đích; Văn phòng phẩm được cung cấp đầy đủ cho hoạt động |
| 6 | Quản lý cơ sở vật chất và tài liệu | Lập danh mục, quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất trong phạm vi quản lý; Đề nghị mua sắm thiết bị, dụng cụ phục vụ công việc; Hiệu chuẩn, kiểm định trang thiết bị đo lường; Bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị quản lý khi phát sinh; Lập và lưu trữ chứng từ xuất nhập kho; Cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý kho Mbwork và SAP B1; Đối chiếu kho (nội bộ, đại lý, kho nhân viên); Tách và đẩy dữ liệu lên hệ thống dược quốc gia; Báo cáo định kỳ về tình hình kho | Trang thiết bị được quản lý chặt chẽ, hoạt động ổn định; Nhu cầu mua sắm được đáp ứng kịp thời; Thiết bị đo lường được hiệu chuẩn định kỳ; Sự cố thiết bị được xử lý nhanh chóng; Chứng từ được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống; Dữ liệu trên hệ thống được cập nhật chính xác, kịp thời; Số liệu đối chiếu kho chính xác, khớp với thực tế; Dữ liệu quốc gia được cập nhật đầy đủ; Báo cáo được lập đúng yêu cầu, kịp thời |
| 7 | Phối hợp, cải tiến và phát triển hoạt động kho | Phối hợp với các bộ phận liên quan (kinh doanh, kế toán, chất lượng) trong công việc hàng ngày; Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng; Đề xuất cải tiến quy trình làm việc; Tối ưu hóa sắp xếp kho và nâng cao hiệu quả vận chuyển; Theo dõi một số vật liệu phục vụ cho đóng hàng; Giải quyết các vấn đề quan hệ với Công an, an ninh, thị trường | Phối hợp hiệu quả với các bộ phận, đáp ứng yêu cầu kịp thời; Các vấn đề đơn hàng được giải quyết thỏa đáng; Quy trình làm việc được cải tiến liên tục; Hiệu quả sử dụng không gian kho và vận chuyển được tối ưu; Vật liệu đóng hàng được dự trù đầy đủ; Quan hệ đối ngoại được duy trì tốt |
| 8 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | Thực hiện các nhiệm vụ khác do quản lý trực tiếp giao; Hỗ trợ các hoạt động khác của kho khi cần thiết | Hoàn thành đúng tiến độ các nhiệm vụ được giao; Hỗ trợ tích cực các hoạt động chung |
GHI CHÚ:
Trình tự sắp xếp nhiệm vụ:
Từ tổng quan → cụ thể: Xây dựng quy trình → Thực hiện → Giám sát
Theo trình tự thời gian: Lập kế hoạch → Tổ chức → Kiểm soát → Xử lý