VT9.5 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: THƯ KÝ HĐQT
1. CHỨC NĂNG
Thư ký Hội đồng quản trị thực hiện các công việc hỗ trợ Hội đồng quản trị và Chủ tịch HĐQT trong các hoạt động quản trị, điều hành và pháp lý của công ty, quản lý quan hệ cổ đông, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nội bộ, góp phần vào sự phát triển bền vững của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Giúp việc Chủ tịch HĐQT và HĐQT | 1.1. Thư ký các cuộc họp của Chủ tịch HĐQT và HĐQT; 1.2. Thu thập, xử lý và phân tích thông tin, số liệu theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT; 1.3. Thực hiện hoạt động tham mưu cho HĐQT; 1.4. Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu theo yêu cầu; 1.5. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nghị quyết của HĐQT; 1.6. Hỗ trợ liên lạc và điều phối công việc giữa HĐQT và các bộ phận | 1.1. Biên bản, nghị quyết và các hồ sơ liên quan chính xác, đầy đủ; 1.2. Thông tin, số liệu được thu thập, xử lý và phân tích kịp thời; 1.3. Ý kiến tham mưu chuyên môn chất lượng cho HĐQT; 1.4. Báo cáo, tài liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời; 1.5. Nghị quyết HĐQT được triển khai hiệu quả; 1.6. Công việc được điều phối suôn sẻ, hiệu quả |
| 2 | Tổ chức cuộc họp HĐQT và ĐHĐCĐ | 2.1. Lập kế hoạch và chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp; 2.2. Đề xuất kế hoạch tổ chức ĐHĐCĐ với cổ đông và các cơ quan quản lý; 2.3. Gửi thông báo mời họp và tài liệu liên quan; 2.4. Thực hiện các nghiệp vụ theo quy trình tổ chức ĐHĐCĐ; 2.5. Chuẩn bị nội dung, tài liệu cuộc họp; 2.6. Ghi biên bản cuộc họp; 2.7. Soạn thảo nghị quyết, quyết định của HĐQT và ĐHĐCĐ; 2.8. Chuẩn bị thông báo, phiếu biểu quyết; 2.9. Truyền đạt báo cáo về kết quả ĐHĐCĐ, biên bản và nghị quyết tới các cổ đông | 2.1. Cuộc họp được tổ chức đúng quy định, hiệu quả; 2.2. Kế hoạch tổ chức ĐHĐCĐ được gửi đúng thời hạn; 2.3. Thông báo mời họp và tài liệu được gửi đầy đủ, kịp thời; 2.4. ĐHĐCĐ được tổ chức đúng quy định (gửi thông báo, tiếp nhận kiến nghị); 2.5. Nội dung, tài liệu cuộc họp được chuẩn bị đầy đủ; 2.6. Biên bản họp chính xác, đầy đủ; 2.7. Nghị quyết, quyết định được ban hành kịp thời, đúng quy định; 2.8. Thông báo, phiếu biểu quyết được chuẩn bị đúng quy định; 2.9. Báo cáo về kết quả ĐHĐCĐ được truyền đạt đến các cổ đông đầy đủ, kịp thời |
| 3 | Quản lý quan hệ cổ đông và chứng khoán | 3.1. Thực hiện công bố thông tin theo quy định; 3.2. Quản lý sổ cổ đông và theo dõi giao dịch cổ phiếu; 3.3. Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc phát hành chứng khoán tăng vốn điều lệ, chi trả cổ phiếu thưởng, cổ tức; 3.4. Quản lý hợp đồng mua bán, phát hành sổ cổ đông; 3.5. Tổ chức chi trả cổ tức; 3.6. Giải đáp thắc mắc của cổ đông, nhà đầu tư; 3.7. Đón tiếp, cung cấp thông tin cho các cổ đông, nhà đầu tư chiến lược, nhà đầu tư tiềm năng | 3.1. Thông tin được công bố đúng quy định, kịp thời; 3.2. Sổ cổ đông được cập nhật chính xác, đầy đủ; 3.3. Phát hành chứng khoán tăng vốn điều lệ, chi trả cổ phiếu thưởng, cổ tức được thực hiện theo quy định; 3.4. Hợp đồng mua bán, phát hành sổ cổ đông được quản lý theo quy định; 3.5. Cổ tức được chi trả đúng hạn, đúng đối tượng; 3.6. Cổ đông, nhà đầu tư được giải đáp thỏa đáng; 3.7. Không có ý kiến phàn nàn của cổ đông, nhà đầu tư và lãnh đạo |
| 4 | Thực hiện công tác pháp chế | 4.1. Rà soát, thẩm định các văn bản, hợp đồng của Công ty; 4.2. Cập nhật và thông báo các quy định pháp luật liên quan; 4.3. Tư vấn về các vấn đề pháp lý cho HĐQT và Ban Tổng Giám đốc; 4.4. Thực hiện các thủ tục pháp lý (ĐKKD, đăng ký chứng khoán); 4.5. Thực hiện những công việc của Công ty có liên quan đến vấn đề pháp lý; 4.6. Tham mưu cho quản lý trực tiếp những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động và bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty; 4.7. Cập nhật, thông báo các quy định của pháp luật liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của Công ty | 4.1. Văn bản, hợp đồng tuân thủ quy định pháp luật; 4.2. HĐQT và Ban TGĐ được cập nhật kịp thời về các quy định mới; 4.3. Tư vấn pháp lý chính xác, kịp thời; 4.4. Thủ tục pháp lý được thực hiện đúng quy định, đúng hạn; 4.5. Công việc liên quan đến vấn đề pháp lý của Công ty được giải quyết kịp thời; 4.6. Những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động và bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty được tham mưu kịp thời; 4.7. Các quy định pháp luật được cập nhật, thông báo kịp thời đến các phòng ban liên quan |
| 5 | Quản lý văn thư và tài liệu | 5.1. Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu của HĐQT và ĐHĐCĐ; 5.2. Xây dựng văn bản, hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Chủ tịch HĐQT; 5.3. Soạn thảo, ban hành (hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành) các văn bản; 5.4. Cung cấp thông tin, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; 5.5. Thực hiện lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động quản trị của HĐQT; 5.6. Xây dựng, kiểm soát, cập nhật, lưu, cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan | 5.1. Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ truy xuất; 5.2. Văn bản, hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của HĐQT, Chủ tịch HĐQT được xây dựng đúng yêu cầu; 5.3. Văn bản được soạn thảo, trình ban hành đúng quy định; 5.4. Thông tin, tài liệu được cung cấp kịp thời, đầy đủ; 5.5. Văn bản được lưu trữ khoa học, thuận tiện tra cứu, sử dụng; 5.6. Hồ sơ, tài liệu được quản lý khoa học, cung cấp kịp thời |
| 6 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 6.1. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và cấp trên | 6.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đầy đủ, đúng thời hạn |