VT20.2 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH KHO VẬN
1. CHỨC NĂNG
Trưởng phòng Kế hoạch kho vận chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu và quản lý kho vận của nhà máy, đảm bảo sự vận hành hiệu quả và liên tục của chuỗi cung ứng, nhằm hỗ trợ tối ưu quá trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Điều hành và quản lý hoạt động phòng Kế hoạch Kho vận | 1.1. Xây dựng mục tiêu chất lượng và OKR/KPI cho phòng; 1.2. Lập kế hoạch công việc và điều phối hoạt động; 1.3. Phân công nhiệm vụ cho nhân sự của phòng; 1.4. Kiểm soát, đánh giá hiệu quả công việc và quản lý nhân sự phòng | 1.1. Mục tiêu chất lượng và OKR/KPI được xây dựng phù hợp và phê duyệt; 1.2. Kế hoạch công việc được phê duyệt và triển khai hiệu quả; hoạt động được điều phối trôi chảy; 1.3. Công việc được phân bổ hiệu quả và cân bằng; 1.4. Hiệu quả công việc được đánh giá khách quan; nhân sự được quản lý hiệu quả |
| Quản lý, điều hành hoạt động phòng Hành chính | 1.1. Xây dựng mục tiêu chất lượng và OKR/KPI cho phòng; 1.2. Lập kế hoạch công việc và điều phối hoạt động; 1.3. Phân công nhiệm vụ cho nhân sự của phòng và giám sát thực hiện; 1.4. Quản lý ngân sách và chi phí hoạt động của phòng; 1.5. Kiểm soát, đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc và quản lý nhân sự phòng | 1.1. Mục tiêu chất lượng và OKR/KPI được xây dựng phù hợp; 1.2. Kế hoạch công việc được lập, hoạt động được điều phối thông suốt; 1.3. Nhiệm vụ được phân công hợp lý, được giám sát chặt chẽ; 1.4. Sử dụng ngân sách hiệu quả, tiết kiệm; 1.5. Tiến độ, hiệu quả công việc được kiểm soát, đánh giá định kỳ, nhân sự được quản lý và phát triển phù hợp | |
| 2 | Quản lý kế hoạch sản xuất | 2.1. Lập, xem xét kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng; 2.2. Xem xét, phê duyệt kế hoạch sản xuất tuần và các phương án điều chỉnh; 2.3. Xem xét kế hoạch đơn hàng dự báo; 2.4. Đánh giá nguồn lực và phương án sản xuất; 2.5. Xem xét, phê duyệt các hồ sơ kế hoạch cho sản xuất | 2.1. Kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng được lập và phê duyệt đúng thời hạn; 2.2. Kế hoạch sản xuất tuần khả thi và linh hoạt; 2.3. Kế hoạch đơn hàng dự báo được xem xét kịp thời; 2.4. Nguồn lực sản xuất được đánh giá phù hợp; 2.5. Hồ sơ sản xuất đầy (Định mức, LSX, PXK…) đủ, chính xác |
| 3 | Quản lý kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu | 3.1. Kiểm tra bảng nhu cầu NVL năm và kế hoạch cung ứng NVL năm; 3.2. Xem xét kế hoạch NVL hàng tháng; 3.3. Phê duyệt đơn dự trù và phương án đặt hàng; 3.4. Phê duyệt phương án tồn kho, kế hoạch tồn kho; 3.5. Phê duyệt chứng từ chuyển kho, chứng từ AMIS/SAP; 3.6. Kiểm soát các tiêu chí đánh giá hiệu quả cung ứng; 3.7. Phối hợp với P.KHTH đánh giá và kiểm soát chất lượng dịch vụ nhà cung cấp (tiến độ giao hàng, xử lý phát sinh, hỗ trợ kỹ thuật) | 3.1. Bản kế hoạch NVL năm và tháng chính xác, đầy đủ; 3.2. Kế hoạch NVL tháng được xem xét kịp thời; 3.3. Đơn dự trù chính xác và đúng thời gian; phương án đặt hàng được thông qua, tối ưu; 3.4. Phương án tồn kho và kế hoạch tồn kho được phê duyệt, tối ưu; 3.5. Chứng từ kho được phê duyệt chính xác, kịp thời; 3.6. Các tiêu chí hiệu quả cung ứng đạt yêu cầu; 3.7. Chất lượng dịch vụ NCC được đánh giá định kỳ; phối hợp với P.KHTH hiệu quả trong việc cải thiện dịch vụ NCC; các vấn đề về dịch vụ NCC được xử lý kịp thời |
| 4 | Quản lý kho và số liệu kho | 4.1. Xem xét báo cáo kiểm kê định kỳ; 4.2. Phê duyệt phương án xử lý các sai lệch hàng ngày và kiểm kê định kỳ; 4.3. Xem xét các phương án xử lý bất thường hao phí; 4.4. Quản lý tài sản kho; 4.5. Xem xét số liệu MISA, AMIS/SAP | 4.1. Báo cáo kiểm kê chính xác; 4.2. Sai lệch được xử lý và không lặp lại; 4.3. Hao phí được phát hiện và xử lý kịp thời; 4.4. Không có hư hao, thất thoát tài sản kho; 4.5. Số liệu trên các phần mềm khớp nhau |
| 5 | Quản lý tài liệu và quy trình | 5.1. Xem xét và phê duyệt hồ sơ, tài liệu của Phòng; 5.2. Đảm bảo tuân thủ các quy định GMP, ISO trong phạm vi phòng | 5.1. Hồ sơ, tài liệu đầy đủ, cập nhật; 5.2. Các quy trình tuân thủ GMP, ISO |
| 6 | Đánh giá hiệu quả và cải tiến | 6.1. Tổng hợp, báo cáo kết quả định kỳ và đột xuất về hoạt động kế hoạch, cung ứng, kho vận cho Ban Giám đốc; 6.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng theo KR/KPI; 6.3. Phân tích kết quả, đề xuất và triển khai các biện pháp cải tiến | 6.1. Báo cáo 6 tháng/1 năm đầy đủ, chính xác và kịp thời cho Ban Giám đốc; 6.2. Hiệu quả hoạt động được đánh giá định kỳ; KR/KPI đạt mục tiêu; 6.3. Phân tích chính xác; các biện pháp cải tiến được triển khai thành công và hiệu quả |
| 7 | Phát triển đội ngũ và hợp tác | 7.1. Hướng dẫn, đào tạo nhân viên; 7.2. Đề xuất tuyển dụng, đào tạo khi cần thiết; 7.3. Xây dựng kế hoạch phát triển năng lực và thăng tiến nhân sự; 7.4. Điều phối hoạt động kế hoạch, cung ứng, kho vận giữa các bộ phận; 7.5. Điều phối và giải quyết các vấn đề phức tạp trong giao nhận với khách hàng | 7.1. Nhân viên được đào tạo đáp ứng yêu cầu công việc; 7.2. Đội ngũ nhân sự phòng KHKV đủ về số lượng và chất lượng; 7.3. Kế hoạch phát triển và thăng tiến được triển khai hiệu quả; 7.4. Các bộ phận phối hợp hiệu quả trong công tác kế hoạch, cung ứng, kho vận; 7.5. Các vấn đề phức tạp về giao nhận với khách hàng được xử lý kịp thời, hiệu quả |
| 8 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 8.1. Thực hiện các công việc theo sự phân công của cấp trên | 8.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |