VT7.5 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
1. CHỨC NĂNG
Nhân viên Hành chính thực hiện các công việc hành chính, văn thư, quản lý tài sản văn phòng, đảm bảo hoạt động lễ tân, xử lý văn bản, quản lý vật tư và kiểm soát dịch vụ thuê ngoài, nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Thực hiện công tác văn thư và hành chính | 1.1. Thực hiện công tác lễ tân, trực điện thoại, tiếp khách; 1.2. Tiếp nhận, phân loại, phân phát văn bản, tài liệu, bưu phẩm; 1.3. Soạn thảo, ban hành văn bản theo mẫu; 1.4. Kiểm soát sử dụng con dấu công ty, số văn bản đúng quy định; 1.5. Thực hiện in, cấp phát ấn phẩm văn phòng, quà tặng; 1.6. Hỗ trợ hậu cần cho các buổi họp, hội nghị, sự kiện, lễ tiết Công ty, hoạt động đi công tác của CBCNV | 1.1. Khách hàng, đối tác được tiếp đón chu đáo, chuyên nghiệp; 1.2. Văn bản được xử lý chính xác, kịp thời, đúng thể thức; 1.3. Văn bản được soạn thảo đúng mẫu, đúng quy định; 1.4. Việc sử dụng con dấu, số văn bản tuân thủ quy định; 1.5. Ấn phẩm văn phòng được cấp phát đúng đối tượng, đầy đủ; 1.6. Các cuộc họp, sự kiện, đi công tác được hỗ trợ chu đáo, kịp thời |
| 2 | Quản lý hồ sơ, tài liệu | 2.1. Phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của công ty; 2.2. Bảo mật, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của công ty; 2.3. Xây dựng, kiểm soát, cập nhật hồ sơ tài liệu liên quan đến nhiệm vụ | 2.1. Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ tra cứu; 2.2. Thông tin công ty được bảo mật tuyệt đối; 2.3. Tài liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác |
| 3 | Quản lý tài sản và vật tư văn phòng | 3.1. Tổng hợp nhu cầu, mua/nhận, cấp phát văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, trang phục bảo hộ lao động; 3.2. Hỗ trợ mua, thuê mượn máy móc, thiết bị công nghệ, trang thiết bị văn phòng; 3.3. Bàn giao, kiểm soát tình hình sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị văn phòng; 3.4. Hỗ trợ lắp, cài đặt, sửa chữa, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị, tài sản văn phòng; 3.5. Đảm bảo điện, nước, mạng internet, điện thoại, an ninh trật tự, vệ sinh chung, PCCC; 3.6. Hỗ trợ xây dựng, đề xuất định mức và phương án quản lý tài sản, thiết bị văn phòng | 3.1. Văn phòng phẩm, vật tư, trang phục bảo hộ được cung cấp đầy đủ, kịp thời; 3.2. Tài sản, thiết bị được mua sắm, thuê mượn theo nhu cầu, phù hợp; 3.3. Tài sản, thiết bị được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả; 3.4. Thiết bị văn phòng hoạt động ổn định, tin cậy; 3.5. Môi trường làm việc an toàn, đảm bảo PCCC, vệ sinh; 3.6. Đề xuất định mức và phương án quản lý tài sản khả thi, tiết kiệm |
| 4 | Kiểm soát chất lượng dịch vụ thuê ngoài | 4.1. Kiểm soát chất lượng dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, xe tuyến, suất ăn công nghiệp; 4.2. Kiểm soát chất lượng các dịch vụ khác (chuyển phát nhanh, cung ứng VPP, thuê/sửa chữa thiết bị VP, IT…); 4.3. Hỗ trợ rà soát, cải tiến chất lượng dịch vụ với đối tác hiện tại; 4.4. Theo dõi, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ; 4.5. Hỗ trợ định kỳ rà soát tình hình dịch vụ (chất lượng, giá cả) trên thị trường | 4.1. Các dịch vụ thuê ngoài đáp ứng yêu cầu chất lượng theo hợp đồng; 4.2. Các dịch vụ hỗ trợ được kiểm soát, đảm bảo chất lượng; 4.3. Đề xuất cải tiến chất lượng dịch vụ khả thi, hiệu quả; 4.4. Báo cáo đánh giá nhà cung cấp định kỳ, chính xác; 4.5. Thông tin thị trường dịch vụ được cập nhật thường xuyên |
| 5 | Hỗ trợ công tác pháp chế và quan hệ đối ngoại | 5.1. Hỗ trợ thực hiện các thủ tục, hồ sơ giấy tờ pháp lý (ĐKKD, hợp đồng thuê đất VP, đăng ký hoạt động văn phòng, chứng khoán, công chứng/sao y); 5.2. Hỗ trợ làm việc với cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động của văn phòng (PCCC, môi trường, CA/UBND phường); 5.3. Chăm sóc, duy trì, củng cố mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng, đối tác, nhà quản lý | 5.1. Thủ tục pháp lý được hoàn thành đúng quy định, kịp thời; 5.2. Mối quan hệ với cơ quan nhà nước được duy trì tốt; 5.3. Quan hệ khách hàng, đối tác được chăm sóc thường xuyên, hiệu quả |
| 6 | Kiểm soát chi phí và chính sách | 6.1. Thanh toán các khoản chi liên quan đến nhiệm vụ của bộ phận; 6.2. Kiểm soát, tối ưu chi phí hành chính (VPP, vận hành VP,…); 6.3. Hỗ trợ kiểm tra, giám sát sự tuân thủ hệ thống chính sách của Công ty | 6.1. Thanh toán chính xác, đúng quy định; 6.2. Chi phí được kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm; 6.3. Hỗ trợ công tác giám sát tuân thủ chính sách hiệu quả; |
| 7 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 7.1. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên | 7.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |