VT17.1 – MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ: TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
1. CHỨC NĂNG
Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của phòng Hành chính, quản lý công tác hành chính, văn thư, pháp chế, truyền thông nội bộ, hỗ trợ Hội đồng quản trị, quản lý tài sản và quan hệ đối tác, nhằm đảm bảo hoạt động hỗ trợ hiệu quả cho các bộ phận và tuân thủ quy định pháp luật của Công ty.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Quản lý, điều hành hoạt động phòng Hành chính | 1.1. Xây dựng mục tiêu chất lượng và OKR/KPI cho phòng; 1.2. Lập kế hoạch công việc và điều phối hoạt động; 1.3. Phân công nhiệm vụ cho nhân sự của phòng và giám sát thực hiện; 1.4. Quản lý ngân sách và chi phí hoạt động của phòng; 1.5. Kiểm soát, đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc và quản lý nhân sự phòng | 1.1. Mục tiêu chất lượng và OKR/KPI được xây dựng phù hợp; 1.2. Kế hoạch công việc được lập, hoạt động được điều phối thông suốt; 1.3. Nhiệm vụ được phân công hợp lý, được giám sát chặt chẽ; 1.4. Sử dụng ngân sách hiệu quả, tiết kiệm; 1.5. Tiến độ, hiệu quả công việc được kiểm soát, đánh giá định kỳ, nhân sự được quản lý và phát triển phù hợp |
| 2 | Quản lý công tác hành chính và văn thư | 2.1. Giám sát và tối ưu hóa quy trình hành chính, văn thư; 2.2. Giám sát việc soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý con dấu; 2.3. Quản lý hồ sơ, tài liệu và bảo mật thông tin | 2.1. Quy trình hành chính, văn thư được chuẩn hóa và hiệu quả; 2.2. Văn bản được soạn thảo đúng thể thức, con dấu được sử dụng đúng quy định; 2.3. Hồ sơ, tài liệu được quản lý khoa học, thông tin được bảo mật an toàn |
| 3 | Quản lý công tác pháp chế và quan hệ với cơ quan nhà nước | 3.1. Kiểm soát việc thực hiện các thủ tục pháp lý của công ty; 3.2. Rà soát và phê duyệt các văn bản, hợp đồng quan trọng; 3.3. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan; 3.4. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước | 3.1. Thủ tục pháp lý được thực hiện đúng quy định, đúng hạn; 3.2. Văn bản, hợp đồng được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo lợi ích công ty; 3.3. Không có vi phạm pháp luật trong hoạt động của công ty; 3.4. Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan quản lý nhà nước |
| 4 | Hỗ trợ Hội đồng quản trị và quan hệ cổ đông | 4.1. Tổ chức Đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp HĐQT; 4.2. Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT trong công tác điều hành hoạt động Công ty; 4.3. Quản lý phát hành chứng khoán, chi trả cổ tức, quan hệ cổ đông; 4.4. Giám sát công tác công bố thông tin theo quy định; 4.5. Chăm sóc, duy trì, phát triển mối quan hệ với các cổ đông, nhà đầu tư | 4.1. Đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp HĐQT được tổ chức đúng quy định, hiệu quả; 4.2. Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT chuyên nghiệp, kịp thời; 4.3. Chứng khoán được phát hành, cổ tức được chi trả đúng quy định; 4.4. Thông tin được công bố đúng quy định, kịp thời; 4.5. Mối quan hệ tốt đẹp với các cổ đông, nhà đầu tư |
| 5 | Quản lý truyền thông nội bộ và tổ chức sự kiện | 5.1. Xây dựng và triển khai chiến lược truyền thông nội bộ; 5.2. Giám sát việc tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty; 5.3. Đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả trong nội bộ; 5.4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân viên; 5.5. Quản lý các kênh truyền thông và sản xuất nội dung | 5.1. Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, tăng cường gắn kết; 5.2. Sự kiện nội bộ được tổ chức chuyên nghiệp, đạt mục tiêu; 5.3. Thông tin nội bộ được truyền tải kịp thời, chính xác; 5.4. Văn hóa doanh nghiệp được xây dựng và phát triển mạnh mẽ; 5.5. Các kênh truyền thông hoạt động ổn định, nội dung phong phú |
| 6 | Quản lý tài sản và cơ sở vật chất | 6.1. Xây dựng và giám sát thực hiện kế hoạch mua sắm, bảo trì tài sản; 6.2. Xây dựng, đề xuất định mức văn phòng phẩm, thiết bị vật tư; 6.3. Quản lý hiệu quả việc sử dụng tài sản, trang thiết bị văn phòng; 6.4. Đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường làm việc; 6.5. Giám sát việc quản lý vận hành cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các giải pháp ứng dụng CNTT; 6.6. Quản lý, điều động xe văn phòng phục vụ nhu cầu đi lại | 6.1. Tài sản được mua sắm, bảo trì đúng kế hoạch, tiết kiệm chi phí; 6.2. Định mức sử dụng vật tư, thiết bị hợp lý, tiết kiệm; 6.3. Tài sản, trang thiết bị được sử dụng hiệu quả, đúng mục đích; 6.4. Môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, chuyên nghiệp; 6.5. Hệ thống CNTT hoạt động ổn định, bảo mật, ứng dụng hiệu quả; 6.6. Xe văn phòng được điều động hợp lý, đáp ứng nhu cầu |
| 7 | Đảm bảo an ninh và an toàn | 7.1. Giám sát công tác bảo vệ và kiểm soát ra vào; 7.2. Kiểm soát an ninh trật tự và đảm bảo an toàn tài sản; 7.3. Giám sát việc kiểm soát và xử lý các tình huống khẩn cấp; 7.4. Giám sát công tác phòng cháy chữa cháy; 7.5. Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường làm việc | 7.1. Công tác bảo vệ được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo an ninh; 7.2. An ninh trật tự được duy trì, tài sản được bảo vệ an toàn; 7.3. Tình huống khẩn cấp được xử lý kịp thời, hiệu quả; 7.4. Công tác PCCC đạt yêu cầu quy định; 7.5. Môi trường làm việc an toàn, đảm bảo sức khỏe nhân viên |
| 8 | Quản lý quan hệ đối tác và nhà cung cấp dịch vụ | 8.1. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước; 8.2. Quản lý hợp đồng và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ; 8.3. Định kỳ rà soát, cải tiến chất lượng dịch vụ với đối tác hiện tại; 8.4. Theo dõi, đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ bảo vệ, suất ăn, vệ sinh; 8.5. Phối hợp với các phòng ban khác trong công ty | 8.1. Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan quản lý nhà nước; 8.2. Nhà cung cấp dịch vụ được quản lý hiệu quả, đảm bảo chất lượng; 8.3. Chất lượng dịch vụ được cải tiến liên tục; 8.4. Báo cáo đánh giá nhà cung cấp định kỳ, chính xác; 8.5. Phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả với các phòng ban |
| 9 | Phát triển đội ngũ và hợp tác nội bộ | 9.1. Lập kế hoạch phát triển nhân sự trong phòng; 9.2. Tổ chức đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn; | 9.1. Đội ngũ các vị trí phát triển chuyên nghiệp, năng lực cao; 9.2. Chương trình đào tạo hiệu quả, áp dụng được vào công việc |
| 10 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 10.1. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên | 10.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |