DKP_HC – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ: PHÒNG HÀNH CHÍNH
1. CHỨC NĂNG
Phòng Hành chính có chức năng quản lý các hoạt động hành chính, văn thư, pháp chế, hỗ trợ Hội đồng quản trị, truyền thông nội bộ, quản lý tài sản và đảm bảo an ninh cho toàn bộ hoạt động của Công ty, thông qua việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và hỗ trợ tối ưu cho các bộ phận trong tổ chức.
2. NHIỆM VỤ
| TT | Nhiệm vụ | Nhiệm vụ chi tiết | Yêu cầu kết quả |
| 1 | Thực hiện công tác hành chính và văn thư | 1.1. Thực hiện các thủ tục hành chính và quy trình văn thư; 1.2. Soạn thảo, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ văn bản; 1.3. Quản lý con dấu và bảo mật tài liệu | 1.1. Quy trình hành chính và văn thư được thực hiện đúng quy định, hiệu quả; 1.2. Văn bản được soạn thảo chính xác, xử lý kịp thời; 1.3. Con dấu được quản lý chặt chẽ, tài liệu được bảo mật an toàn |
| 2 | Thực hiện công tác pháp chế và quan hệ với cơ quan nhà nước | 2.1. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật; 2.2. Thực hiện công tác pháp chế; 2.3. Thực hiện quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước | 2.1. Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật; 2.2. Công tác pháp chế được thực hiện đúng quy định, kịp thời; 2.3. Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan quản lý nhà nước |
| 3 | Hỗ trợ Hội đồng quản trị và quan hệ cổ đông | 3.1. Tổ chức và hỗ trợ các cuộc họp Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông; 3.2. Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT trong các hoạt động lãnh đạo; 3.3. Quản lý công tác phát hành chứng khoán và chi trả cổ tức; 3.4. Thực hiện công bố thông tin theo quy định; 3.5. Chăm sóc và phát triển mối quan hệ với cổ đông, nhà đầu tư | 3.1. Các cuộc họp HĐQT và ĐHĐCĐ được tổ chức chuyên nghiệp, đúng quy định; 3.2. Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT hiệu quả, kịp thời; 3.3. Chứng khoán được phát hành và cổ tức được chi trả đúng quy định; 3.4. Thông tin được công bố chính xác, đúng thời hạn; 3.5. Quan hệ với cổ đông và nhà đầu tư được duy trì và phát triển tốt |
| 4 | Thực hiện truyền thông nội bộ và tổ chức sự kiện | 4.1. Xây dựng và triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ; 4.2. Quản lý các kênh truyền thông và sản xuất nội dung; 4.3. Tổ chức các sự kiện nội bộ và hoạt động văn hóa doanh nghiệp; 4.4. Đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả trong toàn công ty; 4.5. Thúc đẩy tinh thần đoàn kết và gắn kết nhân viên | 4.1. Hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, tạo sự gắn kết; 4.2. Các kênh truyền thông hoạt động ổn định với nội dung phong phú; 4.3. Sự kiện nội bộ được tổ chức thành công, đạt mục tiêu; 4.4. Thông tin được truyền tải kịp thời, chính xác đến toàn bộ nhân viên; 4.5. Văn hóa doanh nghiệp được xây dựng và phát triển mạnh mẽ |
| 5 | Quản lý tài sản và cơ sở vật chất | 5.1. Thực hiện mua sắm, quản lý và bảo trì tài sản, thiết bị văn phòng; 5.2. Xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm và vật tư; 5.3. Quản lý vận hành cơ sở hạ tầng và hệ thống công nghệ thông tin; 5.4. Đảm bảo cung cấp điện, nước, internet và các tiện ích cơ bản; 5.5. Quản lý không gian làm việc và môi trường văn phòng | 5.1. Tài sản và thiết bị được mua sắm đúng kế hoạch, sử dụng hiệu quả; 5.2. Định mức văn phòng phẩm hợp lý, tiết kiệm chi phí; 5.3. Cơ sở hạ tầng và hệ thống CNTT hoạt động ổn định; 5.4. Các tiện ích cơ bản được cung cấp liên tục, đáp ứng nhu cầu; 5.5. Môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp |
| 6 | Đảm bảo an ninh và an toàn | 6.1. Thực hiện công tác bảo vệ và kiểm soát ra vào; 6.2. Giám sát an ninh trật tự và đảm bảo an toàn tài sản; 6.3. Kiểm soát và xử lý các tình huống khẩn cấp; 6.4. Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy; 6.5. Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường làm việc | 6.1. Công tác bảo vệ được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo an ninh; 6.2. An ninh trật tự được duy trì, tài sản được bảo vệ an toàn; 6.3. Tình huống khẩn cấp được xử lý kịp thời, hiệu quả; 6.4. Công tác PCCC đạt yêu cầu quy định; 6.5. Môi trường làm việc an toàn, đảm bảo sức khỏe nhân viên |
| 7 | Quản lý quan hệ đối tác và dịch vụ hỗ trợ | 7.1. Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ và đối tác; 7.2. Theo dõi, đánh giá chất lượng dịch vụ thuê ngoài; 7.3. Quản lý dịch vụ vận chuyển và điều động phương tiện; 7.4. Giám sát dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, xe tuyến, suất ăn và các dịch vụ hỗ trợ khác; 7.5. Phối hợp và hỗ trợ các phòng ban trong toàn công ty | 7.1. Các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý hiệu quả, đảm bảo chất lượng; 7.2. Chất lượng dịch vụ thuê ngoài được cải tiến liên tục; 7.3. Dịch vụ vận chuyển đáp ứng nhu cầu, an toàn; 7.4. Các dịch vụ hỗ trợ đạt tiêu chuẩn, phục vụ tốt nhân viên; 7.5. Phối hợp với các phòng ban nhịp nhàng, hiệu quả |
| 8 | Thực hiện các nhiệm vụ khác | 8.1. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu của công ty | 8.1. Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và chất lượng |